Gestión documental empresarial
Digitaliza, organiza y controla la información de tu empresa
Centraliza, organiza y digitaliza la información de tu negocio para encontrar cada documento cuando lo necesites, agilizar procesos y reducir tareas manuales.
Mucho más que pasar del papel a la pantalla
La digitalización convierte los documentos físicos en archivos digitales, facilitando que la información deje de depender del papel y pueda almacenarse y tratarse electrónicamente.
La gestión documental va un paso más allá: permite organizar, clasificar, relacionar y localizar esos documentos, controlar quién puede acceder a ellos y gestionar la información durante todo su ciclo de vida.Facturas, contratos, albaranes, correos electrónicos y otros archivos pueden pasar así de estar repartidos entre papeles, carpetas y ordenadores a formar parte de un entorno documental más organizado y accesible.
¿Tienes dudas sobre gestión documental y digitalización?
¿Qué puedo digitalizar? ¿Puedo automatizar procesos? ¿Se integra con los programas que ya utilizo?
Más agilidad y control sobre tus documentos
Simplifica la gestión de la información, reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y facilita el acceso a la documentación que necesitas de forma rápida, ordenada y segura.
Ahorra tiempo
Localiza documentos e información rápidamente, sin perder tiempo buscando entre carpetas, correos o archivos dispersos.
- Facturas y albaranes
- Contratos y expedientes
- Correos y documentos
Simplifica el trabajo diario
Agiliza las tareas administrativas y reduce los procesos manuales para trabajar de forma más eficiente.
- Aprobaciones
- Validaciones
- Archivo automático
Mayor control y seguridad
Mantén un mayor control y protege la información mediante permisos de acceso y una gestión más segura de los archivos.
- Permisos de acceso
- Control de versiones
- Historial de actividad
Acceso y colaboración
Facilita el acceso a la información y el intercambio de documentos entre usuarios y departamentos.
- Acceso remoto
- Documentos compartidos
- Trabajo entre equipos
Del documento al proceso automatizado
Una vez digitalizada, la documentación puede reconocerse, clasificarse y procesarse para que la información llegue donde corresponde y determinadas tareas puedan realizarse de forma automática.
La tecnología se adapta a tu forma de trabajar
Cada organización gestiona su documentación de forma diferente. Por eso, en Reinpe trabajamos con DocuWare y PaperCut, dos tecnologías con distintos enfoques para cubrir necesidades de digitalización, gestión documental y automatización.
Analizamos tus procesos y configuramos las funcionalidades que mejor se adaptan a tu forma de trabajar.
Toda tu documentación, bajo control
DocuWare centraliza toda la documentación de tu organización en un único entorno digital, facilitando su organización, búsqueda y acceso. Además, permite automatizar procesos y flujos de trabajo, como aprobaciones o validaciones, e integrar la información con otras aplicaciones de tu empresa.
¿Qué puedes hacer?
- Centralizar y organizar documentos
- Buscar y localizar información
- Automatizar procesos y aprobaciones
- Integrar con ERP, CRM y otras aplicaciones
Digitaliza y distribuye con facilidad
PaperCut facilita la captura y procesamiento de documentos directamente desde el equipo multifunción, permitiendo reconocer información mediante OCR y configurar cómo se procesa y dónde se envía cada archivo.
¿Qué puedes hacer?
- Digitalizar documentos
- Reconocer información con OCR
- Procesar documentos
- Enviar al destino correspondiente
Demo gratuita de gestión documental
¿Quieres tener toda tu documentación bajo control?
Solicita una demo personalizada y descubre cómo la digitalización documental puede transformar el día a día de tu empresa.
- Sin compromiso ni permanencia
- Respuesta rápida y personalizada
- Más de 35 años de experiencia
Todo lo que necesitas saber
Resolvemos las dudas más habituales sobre digitalización y gestión documental.
¿Qué es la gestión documental y para qué sirve?
La gestión documental permite organizar, centralizar y controlar la información de una empresa, facilitando el acceso a los documentos y agilizando los procesos relacionados con ellos.
¿Cuál es la diferencia entre digitalizar y gestionar documentos?
Digitalizar consiste en convertir documentos físicos en archivos digitales. La gestión documental va más allá: permite organizarlos, localizarlos, compartirlos, controlar su acceso y gestionar los procesos asociados.
¿Qué tipos de documentos se pueden gestionar?
Facturas, albaranes, contratos, pedidos, presupuestos, expedientes, correos electrónicos y, en general, la documentación que forma parte de los procesos de una empresa.
¿Se pueden automatizar procesos documentales?
Sí. Es posible automatizar tareas como el archivo y clasificación de documentos, circuitos de aprobación, avisos, validaciones o determinados procesos administrativos.
¿Cómo se protege la información y los documentos?
Las soluciones de gestión documental permiten establecer permisos y niveles de acceso para que cada usuario pueda consultar o gestionar únicamente la información que le corresponde.
¿Se puede acceder a los documentos desde fuera de la oficina?
Sí. Dependiendo de la solución implantada, los usuarios autorizados pueden acceder a la documentación de forma remota y segura.
¿Cómo se localiza un documento dentro del sistema?
Los documentos pueden organizarse y localizarse mediante diferentes criterios, como cliente, proveedor, fecha, tipo de documento, referencia u otros datos asociados.
¿La gestión documental sirve también para pequeñas y medianas empresas?
Sí. La solución puede adaptarse al volumen de documentación, número de usuarios y procesos de cada empresa.
¿Se puede integrar con los programas que ya utiliza mi empresa?
Muchas soluciones de gestión documental pueden integrarse con otras herramientas empresariales, como ERP, CRM o programas de contabilidad. Las posibilidades dependerán de los sistemas utilizados y de las necesidades de cada proyecto.
¿Tengo que digitalizar toda la documentación de mi empresa para empezar?
No. La implantación puede realizarse de forma progresiva, empezando por los documentos o procesos donde la digitalización y automatización aporten un mayor beneficio.
