Gestión documental
La Gestió documental comença amb la obtenció d’informació d’un document imprès. Aquesta informació es converteix a format electrònic i pot ser fàcilment editada, guardada o compartida.
Els avantatges de la Gestió documental son molts i diversos. Però sempre comporten un gran estalvi de recursos tant humans com materials.
Al mateix temps, permeten augmentar la productivitat de la empresa, gràcies a les múltiples noves opcions disponibles.
La Gestió documental engloba tots els processos digitals realitzats amb la informació obtinguda.
Les possibilitats son moltes i diverses: estalvi dels temps de gestió, creació de permisos d’edició o visualització, automatització de processos, traçabilitat de les tasques i versions, arxiu segur de la informació…
Algunes de les aplicacions de Gestió documental disponibles en els equips Toshiba són les següents:
Yoimprimo
Yoimprimo permite imprimir desde cualquier dispositivo a un multifuncional Toshiba. La gran ventaja es que es rápida y segura, ya que no es necesaria ninguna configuración.
Es ideal para copisterias, ya que evita la utilitzación de pendrives potencialmente infecciosos.
El proceso es muy sencillo y se realiza en 3 pasos:
- 1. Envío via email de los documentos a imprimir.
- 2. Yoimprimo acepta la impresión. Genera y envia un PIN al solicitante.
- 3. Una vez en el multifuncional, se introduce el PIN y empieza la impresión.
Toshiba Transfer
Toshiba Transfer es una función que permite transferir documentos escaneados de gran tamaño a diversos destinatarios via correu electrónico. No se precisa de servidores, drivers ni instalación. Es rápida y sencilla de utilizar. La transmisió cifrada es de gran seguridad ya que se realiza mediante conexión SSL.
SealSign Saas
Permite firmar documents electrónicamente con validez jurídica desde cualquier dispositivo. Los documentos pueden ser firmados con firma biométrica u OTP. En ninguna de ellas es necesaria la instalación.
Barcode Scan
Toshiba Barcode Scan es una aplicación para escanear códigos de barras y guardar los documentos en carpetas compartidas de servidores de archivos remotos.
Zone-OCR
Toshiba Zone-OCR permite capturar, buscar y extraer texto de documentos. Y con la información obtenida, crear ficheros, renombrarlos y guardarlos automáticamente en carpetas preestablecidas. Es una solución ideal para empresas que necesiten archivar de manera rápida y segura grandes cantidades de documentos.
Capture & Store
Toshiba Capture & Store es una aplicación que habilita la automatización de complejos flujos de trabajo. Separación automática de trabajos. Permite capturar, buscar y extraer texto de documentos. Con la información obtenida, crear ficheros, renombrarlos i guardarlos automáticamente en carpetas preestablecidas.
PaperCut
PaperCut es un aplicación con múltiples opciones. Está enfocado a la gestión eficiente de los costes de impresión. Recopila datos de impresión, administra y gestiona permisos para optimizar estos recursos.
La Gestión Documental tiene como finalidad poder trabajar digitalmente con documentos impresos en papel. El procedimiento se inicia con el escaneado de los documentos en un multifuncional. El software de gestión documental hallará y extraerá la información concreta a procesar. Con la información obtenida, se pueden automatizar procesos o realizar diferentes tareas.
Los beneficios de la gestión documental se acaban traduciendo en ahorro económico y seguridad. De entrada, proporciona un gran ahorro de tiempo en tareas rutinarias, las cuales realiza automáticamente. Evita errores humanos y sus correspondientes comprobaciones. Finalmente ahorra espacio físico de archivo, al almacenar digitalmente y de forma segura todos los datos.
Cualquier empresa, ya sea una pyme, una multinacional o un centro educativo o cualquier otra, puede beneficiarse de las grandes ventajas de la Gestión documental. Hay muchas diferentes aplicaciones disponibles, que además son personalizables. El único requisito es que se quieran automatizar flujos de trabajo.
Primero es necesario instalar la aplicación de gestión documental en el multifuncional y configurar las opciones deseadas por el cliente. No hace falta ser experto, ya que lo realizará el técnico. Cuando el usuario desee realizar la función de gestión documental, sólo será necesario cargar los documentos en el multifuncional, seleccionar la aplicación con las opciones deseadas y pulsar el botón Start. El equipo empezará a escanear los documentos y realizando automáticamente todo el trabajo.
Las escuelas que trabajen con aplicaciones de gestión documental, gozarán de enormes ventajas. Pueden digitalizar automáticamente toda la información de los alumnos: desde circulares a exámenes, evaluaciones, expedientes… De igual manera se digitaliza toda la información de uso interno de la escuela, así como apuntes y lecciones del profesorado. Toda esta información queda almacenada de forma segura y se puede acceder a ella inmediatamente desde cualquier terminal. Las utilidades son infinitas.
Las entidades que trabajan con grandes volúmenes de documentos son las más beneficiadas de la implantación de una solución de gestión documental. Principales funciones: procesos de escaneo y almacenamiento seguro. Ubicación en diferentes carpetas y renombrado automático de documentos, según el contenido de los mismos. Búsqueda de datos (incluso dentro de documentos) en todo el árbol de carpetas. Integración de la información obtenida con distintas soluciones de software o extracción de informes. En definitiva, una potentísima herramienta que permite personalizar y automatizar distintos flujos de trabajo, según la necesidad concreta.
La Gestión documental mejora radicalmente la forma de trabajar de la empresa de hoy en día. Acelera los flujos de trabajo de los procesos internos de la empresa, como el almacenamiento, búsqueda y consulta de facturas, albaranes y otra información legal. Otros departamentos también pueden beneficiarse de estas herramientas tan potentes, gestionando fichas de clientes, informes, bases de datos de productos… Las posibilidades son inmensas.
