Gestió documental
La Gestió documental comença amb la obtenció d’informació d’un document imprès. Aquesta informació es converteix a format electrònic i pot ser fàcilment editada, guardada o compartida.
Els avantatges de la Gestió documental son molts i diversos. Però sempre comporten un gran estalvi de recursos tant humans com materials.
Els avantatges de la Gestió documental son molts i diversos. Però sempre comporten un gran estalvi de recursos tant humans com materials.
Al mateix temps, permeten augmentar la productivitat de la empresa, gràcies a les múltiples noves opcions disponibles.
La Gestió documental engloba tots els processos digitals realitzats amb la informació obtinguda.
Les possibilitats son moltes i diverses: estalvi dels temps de gestió, creació de permisos d’edició o visualització, automatització de processos, traçabilitat de les tasques i versions, arxiu segur de la informació…
Algunes de les aplicacions de Gestió documental disponibles en els equips Toshiba són les següents:
Yoimprimo
Yoimprimo permet imprimir des de qualsevol dispositiu en un multifuncional Toshiba. El gran avantatge es que es ràpida i segura, ja que no cal cap configuració.
Es ideal per copisteries, ja que evita la utilització de pendrives potencialment infecciosos.
El procés és molt senzill i es realitza en 3 passos:
- 1. Enviament per email dels documents a imprimir.
- 2. Yoimprimo accepta la impressió. Genera i envia un PIN al sol·licitant.
- 3. Un cop al multifuncional, s’introdueix el PIN i comença la impressió.
Toshiba Transfer
Toshiba Transfer es una funció que permet transferir documents escanejats molt grans a diversos destinataris via correu electrònic. No calen servidors, drivers ni instal·lació.
És ràpida i senzilla d’utilitzar. La transmissió xifrada és de gran seguretat ja que es realitza mitjançant connexió SSL.
És ràpida i senzilla d’utilitzar. La transmissió xifrada és de gran seguretat ja que es realitza mitjançant connexió SSL.
SealSign Saas
Permet signar documents electrònicament amb validesa jurídica des de qualsevol dispositiu. Els documents poden ser signats amb signatura biomètrica o OTP. En cap de les dues no cal instal·lació.
Barcode Scan
Toshiba Barcode Scan es una aplicació per escanejar codis de barres i guardar els documents a carpetes compartides de servidors d’arxius remots.
Zone-OCR
Toshiba Zone-OCR permet capturar, buscar i extreure text de documents. I amb la informació obtinguda, crear fitxers, anomenar-los i desar-los automàticament a carpetes preestablertes. Es una solució ideal per empreses que necessiten arxivar de manera ràpida i segura grans quantitats de documents.
Capture & Store
Toshiba Capture & Store es una aplicació que permet automatitzar complexos fluxos de treball. Separació automàtica de treballs. Permet capturar, buscar i extreure text de documents. Amb la informació obtinguda, crear fitxers, anomenar-los i desar-los automàticament a carpetes preestablertes.
PaperCut
PaperCut es un aplicació amb múltiples opcions. Està enfocat a la gestió eficient dels costos d’impressió. Recopila dades d’impressió, administra i gestiona permisos per optimitzar aquests recursos.
La gestió documental té com a finalitat poder treballar digitalment amb documents impresos en paper. El procediment comença amb l'escanejat dels documents en un multifuncional. Un software de gestió documental cercarà i extraurà la informació concreta a processar. Amb la informació obtinguda es poden automatitzar processos o realitzar diferents tasques, segons l'aplicació de gestió documental.
Els beneficis dels sistemes de gestió documental s'acaben traduint en estalvi econòmic i seguretat. D’entrada proporciona un gran estalvi de temps en tasques rutinàries, les quals realitza automàticament. Evita errades humanes i les seves comprovacions corresponents. Finalment, estalvia espai físic d'arxiu, al emmagatzemar digitalment i de forma segura totes les dades.
Qualsevol empresa, ja sigui una Pime, una multinacional o un centre educatiu o qualsevol altre, es pot beneficiar dels grans avantatges dels sistemes de gestió documental. Hi han moltes diferents aplicacions disponibles, que a més son personalitzables. L’únic requisit és que vulgui automatitzar fluxos de treball.
Primer cal instal·lar l’aplicació de Gestió documental al multifuncional i configurar les opcions desitjades pel client. Tot això ho realitza el tècnic. Quan l'usuari vulgui realitzar la tasca de Gestió documental, només caldrà que carregui els documents al multifuncional, seleccioni l’aplicació amb les opcions desitjades i premi el botó Start. L'equip començarà a escanejar els documents, realitzant automàticament tot el treball.
Les escoles que treballin amb aplicacions de sistemes de gestió documental gaudiran d'enormes avantatges. Poden digitalitzar automàticament tota la informació dels alumnes: Des de circulars, a exàmens, treballs, avaluacions, expedients... De igual manera es digitalitza tota la informació d'ús intern de la escola així com apunts i lliçons del professorat. Tota aquesta informació queda emmagatzemada de forma segura i permet accedir immediat des de qualsevol terminal. Les utilitats son infinites.
Les entitats que treballen amb grans volums de documents son les més beneficiades de la implantació d’un sistema de gestió documental. Principals funcions: procediments d'escaneig i emmagatzematge segur. Ubicació en diferents carpetes i nomenament automàtic de documents segons el contingut dels mateixos. Cerca de dades (inclús dins de documents) en tot l'arbre de carpetes. Integració de la informació obtinguda amb diferents solucions de software o extracció d’informes. En definitiva, una potentíssima eina que permet personalitzar i automatitzar diferents fluxos de treball amb documents, segons cada necessitat concreta.
El sistema de gestió documental millora radicalment la forma de treballar de la empresa d'avui en dia. Accelera fluxos de treball dels processos interns de la empresa, com l'emmagatzematge, cerca i consulta de factures, albarans i d'altra documentació legal. Però d'altres departaments també poden gaudir d'aquestes potents eines, gestionant dades de clients, informes, bases de dades de productes... Les possibilitats son immenses.
